XÓA MÙ TÀI CHÍNH CHO DOANH NGHIỆP MANG LẠI HIỆU QUẢ KINH DOANH SIÊU VIỆT

Chúng tôi cũng tin rằng các doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi có chỉ số trí tuệ tài chính cao hơn. Một doanh nghiệp lành mạnh, nói cho cùng, là một điều tốt. Doanh nghiệp đó cung cấp hàng hóa và dịch vụ giá trị cho khách hàng. Doanh nghiệp đó mang lại cho nhân viên của mình công việc ổn định, tăng lương và các cơ hội phát triển. Doanh nghiệp đó mang lại cho cổ đông nguồn lợi tức ổn định. Nói chung, một doanh nghiệp khỏe mạnh sẽ giúp nền kinh tế phát triển, giúp cộng đồng vững chắc và cải thiện mức sống.

Doanh nghiệp khỏe mạnh sẽ giúp nền kinh tế phát triển giúp cộng đồng vững chắc

Các nhà quản lý thông minh về tài chính góp phần củng cố sức khỏe của doanh nghiệp bởi nhờ nó, họ có thể đưa ra những quyết định đúng đắn hơn. Họ có thể dùng kiến thức của mình để giúp doanh nghiệp thành công. Họ quản lý nguồn lực khôn ngoan hơn, sử dụng thông tin tài chính sắc sảo hơn, và do đó gia tăng khả năng sinh lời cũng như dòng tiền của doanh nghiệp. Họ cũng hiểu hơn lý do tại sao mọi việc lại xảy ra, và có thể chung vai gánh vác, thay vì chỉ xoi mói ban lãnh đạo cấp cao đã lầm lạc ra sao.

Chẳng hạn, chúng tôi vẫn còn nhớ một lần, chúng tôi hướng dẫn một nhóm chuyên viên bán hàng sử dụng báo cáo tài chính thức của công ty họ. Khi chúng tôi đi  đến phần báo cáo lưu chuyển tiền tệ – và chỉ cho họ thấy két tiền mặt của công ty đã cạn kiệt ra sao khi theo đuổi chiến lược tăng trưởng qua mua lại, một chuyên viên đã mỉm cười. Chúng tôi hỏi anh tại sao, và anh cười lớn hơn. “Tôi đang phải đấu tranh với ông phó tổng giám đốc phụ trách bán hàng đến gần cả năm nay.

Lý do là, họ thay đổi kế hoạch trả hoa hồng của chúng tôi. Trước đây, chúng tôi thường trả vào thời điểm bán hàng, còn bây giờ chúng tôi chỉ được trả sau khi thu xong công nợ. Cuối cùng tôi cũng hiểu lý do thay đổi.” Ông tiếp tục giải thích rằng ông đồng ý với chiến lược tăng trưởng qua mua lại, và ông thật sự không để tâm tới việc ban quản lý đã thay đổi kế hoạch của công ty để dồn nguồn lực cho chiến lược này. Tuy nhiên, trước đó ông không hề hiểu tại sao.

Trí tuệ tài chính còn tạo ra doanh nghiệp khỏe mạnh theo nghĩa khác. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang bị chi phối bởi chính trị và quyền lực. Họ tưởng thưởng cho những ai nịnh bợ cấp trên và những ai xây dựng các liên minh ngầm. Tin đồn thất thiệt và sự thiếu tin tưởng lẫn nhau lan tràn; các mục tiêu chung lạc lối khi những cá nhân nịnh bợ để củng cố con đường thăng tiến của riêng mình.

Tồi tệ hơn cả là kiểu môi trường này trở nên thật sự độc hại. Ở một công ty mà chúng tôi từng cộng tác, các nhân viên cho rằng việc chia sẻ lợi nhuận chỉ được thực hiện trong những năm họ ca thán rằng mình không hài lòng. Trong suy nghĩ của họ, mục đính của hoạt động chia sẻ lợi nhuận chỉ là để họ im lặng. Trên thực tế, công ty có một kế hoạch tương đối thẳng thắn, kết nối nỗ lực của nhân viên với séc chia sẻ lợi nhuận hàng tháng. Tuy nhiên, những hoạt động chính trị như vậy om xòm đến độ các nhân viên chẳng bao giờ tin kế hoạch đó là thật.

Có một liều thuốc giải đơn giản cho các hoạt động chính trị: ánh sáng mặt trời, sự minh bạch và truyền thông mở. Khi mọi người hiểu mục tiêu của doanh nghiệp và nỗ lực đạt được chúng, việc xây dựng một tổ chức dựa trên sự tin tưởng và ý thức cộng đồng sẽ dễ dàng hơn. Về dài hạn, kiểu tổ chức này sẽ luôn thành công hơn các doanh nghiệp kém cởi mở hơn.

Chắc chắn, một Enron hay một Wolrdcom hay một Sunbeam có thể thịnh vượng một thời gian dưới sự lãnh đạo tư lợi, giấu giếm. Nhưng một tổ chức thành công trong dài hạn gần như luôn được xây dựng bằng lòng tin, truyền thông và ý thức mục đích chung. Đào luyện tài chính – một sự gia tăng trí tuệ tài chính –   có thể tạo ra sự khác biệt to lớn. Ở những doanh nghiệp mà nhân viên cho rằng mục đích chia sẻ lợi nhuận là để họ im lặng, những người có qua đào luyện sẽ hiểu kế hoạch thật sự vận hành ra sao. Chẳng mấy chốc họ sẽ tập trung nỗ lực vào những con số mà mình có khả năng tác động đến – và chẳng mấy chốc họ sẽ nhận được phiếu chia sẻ lợi nhuận hàng quý.

Cuối cùng, các nhà quản lý khôn ngoan về tài chính có thể phản ứng nhanh hơn trước các biến cố. Cuốn sách nổi tiếng mang tên Warfighting (Đấu tranh), do các sĩ quan của Thủy Quân Lục Chiến Hoa Kỳ viết, ra đời năm 1989, và từ đó đến nay đã trở thành một dạng kinh thánh cho các lực lượng đặc biệt thuộc đủ mọi thể loại. Một chủ đề của cuốn sách là lính thủy luôn phải đối mặt với sự bất ổn định và những điều kiện thay đổi nhanh chóng. Họ hiếm khi có thể dựa vào những chỉ dẫn từ cấp trên; thay vào đó, họ phải tự mình ra quyết định. Vì vậy có một quy định là các chỉ huy phải nói rõ mục tiêu chung, và sao đó để các sĩ quan cấp thấp hơn và binh lính tự ra quyết định thi hành. Bài học này có giá trị tương tự đối với các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay.

Các nhà quản lý phải đưa ra nhiều quyết định hàng ngày mà không thể tham vấn cấp cao hơn. Nếu họ hiểu các thông số tài chính đang gây áp lực cho mình, họ có thể ra quyết định nhanh và hiệu quả hơn. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp – giống như hiệu quả hoạt động của một đơn vị thủy quân lục chiến trên trận địa – cũng sẽ mạnh hơn nhiều.

ĐƯA [TRÍ TUỆ TÀI CHÍNH] XUỐNG HÀNG NGŨ QUÂN LÍNH

Ở đây còn có một bước tiếp theo. Nếu việc các nhà quản lý hiểu tài chính có thể làm nên sự khác biệt, hãy tưởng tượng sự khác biệt đó sẽ lớn đến dường nào nếu tất cả mọi người trong một bộ phận – đúng ra là tất cả mọi người trong một công ty – đều hiểu nó.

Logic tương tự vẫn đúng: các nhân viên ở văn phòng, cửa hàng, kho hàng, xưởng sản xuất và cơ sở hoạt động của khách hàng đều có thể đưa ra những quyết định thông minh hơn nếu họ biết đôi điều về cách thức dùng để đo lường đơn vị mình và tác động tài chính của những việc mà họ làm hàng ngày. Họ có nên làm lại một chi tiết bị hỏng không, hay nên sử dụng một chi tiết mới?

Họ nên làm việc thật nhanh để hoàn thành khối lượng công việc lớn hết sức có thể, hay nên làm việc chuyên tâm hơn để đảm bảo mắc ít sai sót hơn? Họ nên dành thời gian phát triển dịch vụ mới, hay nên khai thác và phục vụ những khách hàng hiện có? Việc có tất cả mọi thứ mà khách hàng có thể cần đến quan trọng đến thế nào? Giống như những người lính thủy đánh bộ, các nhân viên tuyến đầu và nhà giám sát cần biết phác thảo tổng quan về những gì mà doanh nghiệp cần để có thể làm việc thông minh hơn.

Tất nhiên, các doanh nghiệp hiểu ý tưởng này, và trong những năm gần đây họ đã lôi kéo các nhân viên và nhà giám sát cùng theo dõi các mục tiêu hoạt động, chỉ số hiệu quả hoạt động chính (key perfomance index – KPI), cũng như nhiều thước đo khác. Có thể bạn là người thông báo cho mọi người về chỉ số hiệu quả hoạt động chính dùng để đánh giá họ; nếu vậy, bạn biết rằng thường mọi người sẽ nhướng mắt và lắc đầu, đặc biệt nếu KPI của quý này lệch so với KPI quý trước. Nhưng sẽ thế nào nếu các chuyên viên trong lĩnh vực đó hiểu logic tài chính của KPI hoặc các mục tiêu hiệu quả hoạt động?

Sẽ thế nào nếu họ hiểu rằng quý này họ phải đối mặt với KPI mới không phải vì một nhà điều hành nào đó ngẫu nhiên ra quyết định này, mà bởi tình hình tài chính của công ty đã thay đổi? Giống như chuyên gia bán hàng ở lớp học nọ của chúng tôi, hầu hết mọi người đều sẵn lòng thích nghi với tình huống mới miễn là họ hiểu lý do thay đổi. Nếu họ không hiểu, họ sẽ thắc mắc không biết ban quản lý có thật sự biết mình đang làm gì không.

Cũng như trí tuệ tài chính trong các cấp quản lý có thể thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh, trí tuệ tài chính ở hàng ngũ quân lính cũng có thể làm được điều tương tự. Chẳng hạn, Trung tâm Effective Organizations đã tiến hành một nghiên cứu tìm hiểu nhiều thước đo đánh giá sự tham gia của nhân viên. Cụ thể hai thước đo trong số đó là “chia sẻ thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh, các kế hoạch và mục tiêu” và đào tạo nhân viên “các kỹ năng hiểu công việc kinh doanh”. Cả hai thước đo này đều có mối quan hệ tỷ lệ thuận với năng suất, sự hài lòng của khách hàng, chất lượng, tốc độ, khả năng sinh lời, sức cạnh tranh và sự hài lòng của nhân viên.

Nói cách khác, tổ chức càng xóa mù tài chính cho nhân viên bao nhiêu, tổ chức càng hoạt động tốt hơn bấy nhiêu. Những nhà nghiên cứu quản lý khác, bao gồm Daniel R. Denison, Peter Drucker, Jeffrey Pfeffer cùng nhiều người khác cũng nghiên cứu và ủng hộ ý kiến cho rằng nhân viên càng hiểu rõ về công việc kinh doanh, công việc kinh doanh càng có kết quả tốt đẹp. Tất cả những kết quả trên không có gì bất ngờ. Khi các nhân viên hiểu chuyện gì đang diễn ra, cấp độ niềm tin trong tổ chức sẽ tăng. Tỷ lệ biến động nhân sự giảm. Động lực và cam kết được tăng cường. Và ai có thể nghi ngờ việc niềm tin, động lực và cam kết càng lớn, thì hiệu quả sẽ càng cao?

Joe đã trực tiếp chứng kiến tất cả những hiện tượng này. Anh và các đối tác đã bỏ ra nhiều năm xây dựng Setpoint từ con số 0. Giống như mọi doanh nghiệp mới khởi nghiệm, Setpoint đã trải qua nhiều khó khăn và khủng hoảng có tính định kỳ, và hơn một lần kế toán viên của công ty nói với Joe rằng công ty sẽ không thể trụ được qua giai đoạn biến động này. Nhưng bằng một cách nào đó, công ty đã luôn làm được. Cuối cùng, kế toán viên đó thú nhận với Joe: “Anh biết không, tôi nghĩ lý do tại sao các anh vượt qua được những khó khăn đó là vì các anh đã đào luyện nhân viên của mình và chia sẻ thông tin tài chính với họ. Khi rơi vào khó khăn, cả công ty sát cánh bên nhau và tìm ra cách chiến đấu, vượt qua nó.”

Kế toán viên đó nói đúng: mọi nhân viên đều biết chính xác công ty  mình đang đứng ở đâu. Chia sẻ thông tin tài chính và giúp cấp dưới cũng như các đồng nghiệp hiểu được nó là một cách để tạo ra mục đích chung trong doanh nghiệp. Nó nuôi dưỡng môi trường trong đó đội làm việc có thể tồn tại và phát triển mạnh mẽ. Không chỉ có vậy, người ta sẽ khó có thể “xào nấu” sổ sách khi nó mở cho tất cả mọi người.

Nếu không vận động hành lang để có một chương trình đào tạo tài chính cho tất cả, bạn có thể làm gì để giúp công ty đạt đến trạng thái đó? Chắc chắn là có: tự đào luyện. Giảng giải một số kiến thức cơ bản về tài chính cho các thành viên trong đội của mình. Giới thiệu với họ các khía cạnh nghệ thuật [trong tài chính]. Giúp họ nhìn các con số như là những công cụ hữu dụng. Hỗ trợ họ áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày.

Nhiều nhà quản lý đã thực hiện việc này và nhận thấy khoản đầu tư thời gian đó được hoàn trả bằng năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Nói cho cùng thì hầu hết mọi người đều thích học, đặc biệt là nếu họ thấy mối liên hệ giữa việc học và tác động thật sự của mình lên kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung còn lại của phần này sẽ đưa ra một số gợi ý liên quan đến cách giảng giải cho họ và cách để củng cố việc học tập đó.